Методические рекомендации по реализации принципов открытости

Методические рекомендации по реализации принципов открытости
Полное наименование	Методические рекомендации по реализации принципов открытости в федеральных органах исполнительной власти
Краткое наименование	Методические рекомендации по реализации принципов открытости
Уровень документа	Федеральный
Принявший орган	Правительственная комиссия по координации деятельности открытого правительства
Дата принятия	2013 /12/26
Реквизиты
Утвердивший документ	Протокол Правкомиссии по ОП от 26.12.2013 № АМ-П36-89пр (заочный)
Тип документа	Методические рекомендации
Область регулирования	Регулирование открытости
Ссылка на документ	Основная ссылка
Органы и организации, упомянутые в документе:

Одно из первых упоминаний о Методических рекомендациях по реализации принципов открытости в федеральных органах исполнительной власти содержится в протоколе заседания Правительственной комиссии по координации деятельности открытого правительства от 26 сентября 2013 г. № 6, где по итогам согласования проекта Концепции открытости федеральных органов исполнительной власти возникла необходимость доработки проекта Методических рекомендаций по реализации принципов открытости в федеральных органах исполнительной власти и его последующего утверждения на Правительственной комиссии (утверждено протоколом Правительственной комиссии по координации деятельности открытого правительства от 26 декабря 2013 г. № АМ-П36-89пр (заочный)).

Эта необходимость была связана с тем, что согласно Концепции открытости механизмы (инструменты) открытости должны внедряться федеральными органами исполнительной власти с учетом Методических рекомендаций по реализации принципов открытости в федеральных органах исполнительной власти.

II. Основные рекомендации по внедрению механизмов(инструментов) открытости

Реализация принципов открытости федеральных органов исполнительной власти осуществляется посредством внедрения и развития основных механизмов (инструментов) открытости, определенных Концепцией открытости. В пунктах настоящего раздела сформулированы практические рекомендации по внедрению в деятельности федеральных органов исполнительной власти основных механизмов (инструментов) открытости.

2.1. Рекомендации по реализации принципа информационной открытости федерального органа исполнительной власти

В соответствии с Законом № 149-ФЗ информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию и на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа). В зависимости от порядка предоставления или распространения информация подразделяется:

1) на информацию, свободно распространяемую;

2) на информацию, предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;

3) на информацию, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению или распространению;

4) на информацию, распространение которой в Российской Федерации ограничивается или запрещается.

Не подлежит раскрытию информация о деятельности федеральных органов исполнительной власти, доступ к которой ограничен федеральными законами. К информации ограниченного доступа относится государственная тайна и иные охраняемые федеральным законом виды тайн, а также сведения конфиденциального характера, перечень которых утвержден Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188.

В соответствии с Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, и в целях упорядочения процедур подготовки, размещения и организации доступа граждан и организаций к законодательно установленным разным видам информации о федеральном органе исполнительной власти, в т.ч. на официальном сайте в сети Интернет, федеральный орган исполнительной власти утверждает порядок (регламент, правила) обеспечения доступа к информации о своей деятельности или вносит необходимые изменения в ранее принятые документы с учетом утвержденных в Концепции открытости принципов и приоритетных направлений повышения открытости федеральных органов исполнительной власти на 2013 - 2015 гг., а также настоящих Методических рекомендаций.

При регламентации процедур раскрытия федеральным органом исполнительной власти общедоступной информации важно описать все требования к раскрытию информации в сфере полномочий федерального органа исполнительной власти, которые установлены нормативными правовыми актами, а также описать случаи отказа федеральным органом исполнительной власти в предоставлении заявителю информации, доступ к которой ограничен федеральными законами. Поэтому исключения должны быть четко и однозначно сформулированы, а их количество являться ограниченным. В том случае, если исключению подлежит только часть документа (информации), оставшаяся часть документа (информации) должна быть раскрыта федеральным органом исполнительной власти, если ее можно разумно отделить от целого документа.

Ведомственный порядок (регламент, правила) в соответствии с вышеназванным Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти содержит:

а) способы доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти (его территориального органа);

б) перечень информации о деятельности федерального органа исполнительной власти (его территориального органа), предоставляемой по телефонам справочных служб федерального органа исполнительной власти (его территориального органа) либо по телефонам должностных лиц, уполномоченных на предоставление такой информации;

в) порядок взаимодействия соответствующих структурных подразделений федерального органа исполнительной власти (его территориального органа) по обеспечению доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти (его территориального органа);

г) права и обязанности должностных лиц, ответственных за организацию работы по обеспечению доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти (его территориального органа).

Целесообразно разработать и утвердить регламент подготовки и размещения на официальном сайте в сети Интернет информации о деятельности федерального органа исполнительной власти (его территориального органа), который предусматривает порядок подготовки, предоставления и размещения информации о деятельности федерального органа исполнительной власти (его территориального органа), размещаемой на официальном сайте в сети Интернет, формирования и изменения состава и структуры тематических рубрик (подрубрик) официального сайта в сети Интернет, права, обязанности и ответственность соответствующих структурных подразделений и должностных лиц, уполномоченных на предоставление такой информации.

Федеральный орган исполнительной власти (его территориальный орган) наряду с обязательным размещением информации о своей деятельности в сети Интернет вправе размещать такую информацию в иных информационно-телекоммуникационных сетях, а также создавать информационные системы и размещать в них указанную информацию в соответствии с законодательством Российской Федерации. Тексты утвержденных документов (возможно, единого документа) размещаются на официальном сайте и на стендах в помещении федерального органа исполнительной власти.

2.1.1. Рекомендации к размещению федеральным органом исполнительной власти информации на официальном сайте в сети Интернет

Размещение федеральным органом исполнительной власти информации в сети Интернет на официальном сайте осуществляется в соответствии с требованиями Закона № 8-ФЗ, иными нормативными правовыми актами, в соответствии с перечнем информации о деятельности федерального органа исполнительной власти, сроками ее размещения и требованиями к технологическим, программным и лингвистическим средствам обеспечения пользования официальным сайтом в сети Интернет, утвержденными в установленном порядке.

С целью качественного повышения полноты, достоверности, актуальности, объективности и обоснованности информации, раскрываемой ведомством в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, федеральному органу исполнительной власти следует обеспечить выполнение рекомендаций доклада Минэкономразвития России в Правительство Российской Федерации, подготавливаемого ежегодно до 1 апреля текущего года об исполнении Постановления № 953, а также установленных в настоящих Методических рекомендациях требований к качеству информации, раскрываемой на официальном сайте. Рекомендуется также использовать рекомендации и результаты независимых открытых мониторингов официальных сайтов федеральных органов исполнительной власти, проводимых организациями, не являющимися органами власти.

При раскрытии информации о своей деятельности федеральному органу исполнительной власти в целях обеспечения доступности, простоты и визуализации представления и понятности восприятия информации рекомендуется представлять на официальном сайте информацию, в т.ч. указанную в статье 13 Закона № 8-ФЗ, в интерактивном режиме, наглядно и понятно для широкого круга граждан, используя при необходимости систему гиперссылок на соответствующие документы.

Общая информация о федеральном органе исполнительной власти

Помимо контактной информации о руководителе и заместителях руководителя федерального органа исполнительной власти, включающей номер служебного телефона, электронной почты, на официальном сайте должна быть представлена информация о графике приема руководства ведомства и реализована возможность направить с официального сайта обращение руководителю и его заместителям, а также записаться на личный прием в установленном порядке. На официальном сайте с соблюдением требований Закона о персональных данных размещается краткая биографическая справка о руководстве федерального органа исполнительной власти, в т.ч. о руководителях структурных подразделений, территориальных органов и подведомственных организаций, включающая информацию об образовании и занимаемых ранее должностях.

При раскрытии информации о полномочиях и структуре федерального органа исполнительной власти, его территориальных органах и подведомственных организациях, помимо нормативных правовых актов, определяющих функции и полномочия, на официальном сайте целесообразно в наглядном виде представлять систему и структуру управления в уполномоченной сфере деятельности.

Информация о нормотворческой деятельности федерального органа исполнительной власти

При раскрытии информации о нормотворческой деятельности федеральный орган исполнительной власти на своем официальном сайте размещает всестороннюю, актуальную и объективную информацию о полном цикле нормативно-правовой работы в ведомстве, в т.ч. следующие сведения:

а) порядок, сроки и формы общественного обсуждения, принятые в федеральном органе исполнительной власти;

б) текущий план-график нормативно-правовой работы федерального органа исполнительной власти на год и на среднесрочную и долгосрочную перспективу;

в) уведомления о подготовке проекта нормативного правового акта;

г) проекты нормативных правовых актов;

д) информацию о сроках общественного обсуждения уведомления и (или) проектов нормативных правовых актов;

е) результаты оценки регулирующего воздействия, включая оценки финансово-экономических, экологических, потребительских и иных последствий принятия проекта нормативного правового акта;

ж) анализ и оценку потенциальных рисков, затрат и выгод альтернативных предложений и замечаний;

з) информацию о результатах общественного обсуждения проектов нормативных правовых актов и о результатах их рассмотрения;

и) принятые и опубликованные нормативные правовые акты федерального органа исполнительной власти, а также при необходимости методические и инструктивные материалы к ним;

к) ежегодный отчет о нормативно-правовом регулировании в уполномоченной сфере.

Детальные рекомендации по организации нормативно-правовой работы в федеральном органе исполнительной власти описаны в пункте 1.3 настоящих Методических рекомендаций.

Информация об участии федерального органа исполнительной власти в государственных, федеральных целевых и ведомственных целевых программах

При раскрытии информации об участии федерального органа исполнительной власти в государственных, федеральных целевых и ведомственных целевых программах необходимо руководствоваться требованиями постановлений Правительства Российской Федерации от 19 апреля 2005 г. № 239 "Об утверждении Положения о разработке, утверждении и реализации ведомственных целевых программ", от 2 августа 2010 г. № 588 "Об утверждении Порядка разработки, реализации и оценки эффективности государственных программ Российской Федерации", нормативными правовыми актами о разработке и принятии программных документов, а также Методическими указаниями по разработке и реализации государственных программ Российской Федерации, утвержденными приказом Минэкономразвития России № 817 от 26 декабря 2012 г.

Проекты актов Правительства Российской Федерации об утверждении государственных программ подлежат общественному обсуждению в соответствии с Постановлением № 851.

При размещении на официальном сайте годового отчета о реализации программы федеральному органу исполнительной власти в целях совершенствования системы проактивного раскрытия общедоступной информации, образующейся в деятельности федерального органа исполнительной власти, в интересах разных групп пользователей (получателей, потребителей, стейкхолдеров), рекомендуется представлять информацию в следующем разрезе:

а) достижения установленных по отчетным периодам показателей (выполнения мероприятий);

б) распределение бюджетных средств по соответствующим мероприятиям (показателям);

в) информация о проведенных закупках для государственных нужд для реализации запланированных программных мероприятий (достижения показателей); требуется обязательная ссылка на информацию о проведенных государственных закупках по мероприятиям программы на официальный сайт госзакупок;

г) итоговые отчетные документы и материалы.

Кроме этого, на официальном сайте федеральный орган исполнительной власти размещает информацию, содержащую и указывающую:

а) реквизиты нормативных правовых актов об утверждении всех ведомственных, государственных, федеральных целевых программ, исполнителем которых он является;

б) ФИО и контактную информацию об ответственных исполнителях по каждой программе в ведомстве;

в) сроки начала и окончания реализации программы, при наличии - планы реализации программных мероприятий;

г) ожидаемые результаты реализации программы;

д) связь с показателями других программ и проектов, реализуемых федеральным органом исполнительной власти;

е) объемы ресурсного обеспечения и отчеты об использовании бюджетных ассигнований федерального бюджета на реализацию программных мероприятий.

Информация о результатах проверок, проведенных федеральным органом исполнительной власти, его территориальными органами и подведомственными организациями

При раскрытии информации о контрольно-надзорной деятельности, помимо информации о результатах проверок, проведенных федеральным органом исполнительной власти, его территориальными органами и подведомственными организациями, в целях совершенствования системы проактивного раскрытия общедоступной информации, образующейся в деятельности ведомства, федеральному органу исполнительной власти рекомендуется размещать на официальном сайте информацию, содержащую:

- все правила (требования), соблюдение (исполнение) которых является предметом проводимых проверок;

- вступившие в силу и планируемые изменения правил (требований) регулирования.

Дополнительно на официальном сайте в целях повышения уровня вовлеченности гражданского общества в процедуры выработки и реализации решений федеральным органом исполнительной власти целесообразно предусмотреть возможности:

а) электронного обращения (жалобы) заявителей по вопросам проведения проверки;

б) бесплатной рассылки по запросу правил (требований), соблюдение (исполнение) которых проверяется в рамках мероприятий по контролю;

в) бесплатного консультирования и информирования по нормативам и требованиям к проводимым проверкам.

Информация о предоставлении государственных услуг

Предоставление информации о государственных услугах регулируется Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг в Российской Федерации", в соответствии с которым заявитель вправе получать полную, актуальную и достоверную информацию о порядке предоставления государственных услуг, в т.ч. в электронной форме.

Кроме того, в соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 2011 г. № 324-ФЗ "О бесплатной юридической помощи в Российской Федерации" (ст. 28) в целях правового информирования и правового просвещения населения федеральные органы испительной власти и подведомственные им учреждения обязаны размещать в местах, доступных для граждан, в средствах массовой информации, в сети Интернет либо доводить до граждан иным способом в том числе:

а) правила оказания государственных и муниципальных услуг;

б) основания, условия и порядок обжалования решений и действий государственных органов и их должностных лиц;

в) порядок совершения гражданами юридически значимых действий и типичные юридические ошибки при совершении таких действий.

Постановление Правительства Российской Федерации от 16 августа 2012 г. № 840 обязало федеральные органы исполнительной власти, предоставляющие государственные услуги, обеспечить прием и рассмотрение жалоб в соответствии с "Правилами подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) федеральных органов исполнительной власти и их должностных лиц, федеральных государственных служащих, должностных лиц государственных внебюджетных фондов Российской Федерации".

На основании вышеизложенного в целях совершенствования технологий взаимодействия и обеспечения доступности для граждан и организаций социально значимой информации о предоставлении государственных услуг на официальном сайте федерального органа исполнительной власти должно быть обеспечено выполнение следующих требований:

а) информация представляется в развернутом, гипертекстовом виде, включая необходимые ссылки на тексты официальных документов, регламентирующих порядок предоставления конкретной государственной услуги, включая административный регламент предоставления государственной услуги;

б) информация о порядке совершения гражданами юридически значимых действий и о типичных юридических ошибках при совершении таких действий представляется в понятном, доступном для понимания заявителей, кратком изложении, в разрезе жизненных ситуаций и основных траекторий предоставления государственных услуг, в т.ч. с помощью интерактивной инфографики, в виде наглядных презентаций;

в) организовано информирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) органов, предоставляющих государственные услуги, их должностных лиц либо федеральных государственных служащих, а именно:

- помимо размещения необходимой информации на сайте указаны номера телефонов, адрес электронной почты, по которым осуществляется консультирование заявителей о порядке обжалования решений и действий (бездействия) органов, предоставляющих государственные услуги,

- указаны оснащенные места приема жалоб заявителей государственных услуг,

- определен порядок обжалования решений и действий (бездействия) органов, предоставляющих государственные услуги, на личном приеме у руководства ведомства.

В целях реализации принципа открытости общественного контроля в сфере предоставления федеральными органами исполнительной власти государственных услуг рекомендуется:

а) размещать на официальном сайте статистические и аналитические данные о получении государственных услуг, включая ежеквартальные отчеты о полученных и рассмотренных жалобах по вопросам предоставления государственных услуг (в том числе о количестве удовлетворенных и неудовлетворенных жалоб);

б) обеспечивать хранение и накопление сведений проводимых мониторингов предоставления федеральным органом исполнительной власти государственных услуг, включая данные мониторинга, проводимого в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 12 декабря 2012 г. № 1284, иных мониторингов качества государственных услуг;

в) размещать на официальном сайте статистические и аналитические сведения (информацию), основанные на данных из информационных систем и ресурсов ведомства и (или) федеральной государственной информационной системы, обеспечивающей процесс досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия), совершенных при предоставлении государственных и муниципальных услуг.

Информация о результатах проверок, проведенных в федеральном органе исполнительной власти, его территориальных органах и подведомственных организациях

Федеральный орган исполнительной власти размещает на официальном сайте информацию, содержащую:

а) перечень проведенных проверок,

б) результаты проверок, проведенных в федеральном органе исполнительной власти,

в) протоколы (акты) проверок, проведенных в федеральном органе исполнительной власти;

г) информацию об устранении нарушений по результатам проверок.

Информация о кадровом обеспечении федерального органа исполнительной власти

При раскрытии информации о кадровом обеспечении федерального органа исполнительной власти в объеме, установленном требованиями статьи 13 Закона № 8-ФЗ, рекомендуется дополнительно размещать информацию, содержащую следующие сведения:

а) о формировании резерва кадров и его составе;

б) о деятельности конкурсной и аттестационной комиссий федерального органа исполнительной власти, а также комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих и урегулированию конфликта интересов;

в) о планах проведения обучения, подготовки, профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки государственных гражданских служащих федерального органа исполнительной власти - информация о подготовке кадров по договорам на обучение;

г) о численности работников и оплате их труда по категориям персонала (начислено средств на оплату труда работников, сумма выплат социального характера, начисленных в отчетном периоде, утверждено всего штатных единиц на конец отчетного периода, численность работников фактически на конец отчетного периода и среднесписочная за отчетный период);

д) об оплате труда работников, замещавших должности государственной гражданской службы по видам выплат (всего, по должностному окладу, за классный чин, за выслугу лет, особые условия службы, за работу со сведениями, составляющими государственную тайну, ежемесячное денежное поощрение, премии, материальная помощь, выплаты по районному коэффициенту, иные выплаты, выплаты социального характера).

Информация по вопросам противодействия коррупции

Размещение и наполнение подразделов официального сайта по вопросам противодействия коррупции должно осуществляться в соответствии с Едиными требованиями к размещению и наполнению подразделов официальных сайтов федеральных государственных органов, посвященных вопросам противодействия коррупции, утвержденными Минтрудом России от 26 ноября 2012 года.

Дополнительно на официальном сайте федерального органа исполнительной власти рекомендуется размещать:

1) экспертные заключения по результатам независимой антикоррупционной экспертизы в соответствии с формой заключения, утвержденной приказом Минюста России от 21 октября 2011 г. № 363, содержащие в т.ч. следующие сведения:

а) дату подготовки экспертного заключения;

б) основание подготовки экспертного заключения;

в) реквизиты проекта нормативного правового акта, прошедшего антикоррупционную экспертизу (ссылка на ведомственный нормативный правовой акт);

г) положения проекта нормативного правового акта, содержащие коррупциогенные факторы (в случае выявления);

д) предложения о способах устранения выявленных в проекте нормативного правового акта положений, содержащих коррупциогенные факторы (в случае выявления);

2) отчет о результатах деятельности федерального органа исполнительной власти по проведению антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов за первое полугодие и прошедший год;

3) отчет о результатах деятельности независимых экспертов по проведению антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти и их проектов за первое полугодие и прошедший год.

2.1.2. Рекомендации к размещению информации о деятельности федерального органа исполнительной власти в помещениях, которые они занимают, а также в иных отведенных для этих целей местах общественного доступа

При размещении федеральными органами исполнительной власти информации о своей деятельности в занимаемых ими помещениях, а также в иных отведенных для этих целей местах, необходимо следовать требованиям Закона № 8-ФЗ (ст. 16) и иных нормативных правовых актов.

Федеральному органу исполнительной власти рекомендуется размещать в своих помещениях дополнительные сведения, необходимые для оперативного информирования заявителей, например образцы принимаемых федеральным органом исполнительной власти обращений (предложения, заявления, жалобы), сведения о руководстве, полномочиях ведомства, проводимых мероприятиях и т. д.

В целях размещения информации о своей деятельности федеральный орган исполнительной власти может устанавливать в занимаемых помещениях дополнительные технические средства (вплоть до полной замены бумажных носителей информации техническими средствами). Использование современных технологий для донесения информации до пользователей, находящихся в занимаемом федеральным органом исполнительной власти или ином отведенном для данных целей помещении, обеспечивает удобство как для пользователей, так и для представителей федерального органа исполнительной власти, упрощает процесс своевременного обновления информации, позволяя использовать инфографику, интерактивные карты и другие наглядные инструменты доведения информации до пользователя. При наличии необходимых материальных средств в помещениях федерального органа исполнительной власти рекомендуется устанавливать персональные компьютеры либо планшетное устройство с доступом к официальному сайту федерального органа исполнительной власти.

Рекомендуется размещать информацию в занимаемых помещениях в соответствии со следующими требованиями:

а) размещение информации (информационного стенда либо иного технического устройства) в месте, обеспечивающем реальный доступ к данной информации (размещение информации до пропускного пункта федерального органа исполнительной власти, не выше первого этажа здания, доступ - через центральный вход в здание);

б) размещение информации на стенде на уровне глаз человека среднестатистического роста;

в) использование удобного для чтения шрифта текста;

г) понятная для пользователей структура и логическая последовательность изложения текста на стенде;

д) наличие содержания и цветовой маркировки текста, позволяющей без временных затрат найти нужный блок информации на стенде;

е) при использовании для размещения информации иного специально отведенного помещения информация о факте такого использования, адресе иного помещения, а также другая необходимая информация должна быть размещена непосредственно в занимаемом федеральным органом исполнительной власти помещении, на официальном сайте федерального органа исполнительной власти, в СМИ, учрежденном федеральным органом исполнительной власти;

ж) наличие на бумажных носителях, размещенных на информационных стендах, подписи лица, ответственного за размещение информации в занимаемом помещении, а также печати органа в целях подтверждения достоверности размещенной информации;

з) указание на стенде или на техническом средстве, используемом для размещения информации, даты обновления информации, позволяющей определить актуальность изложенной информации;

и) обеспечение возможности копирования, записи информации на запоминающие устройства пользователя информации, запрет на введение препятствий для фото- и видеосъемки;

к) размещение в помещении органа информации о деятельности федерального органа исполнительной власти с исключением из нее персональных данных, а также информации, относимой к государственной и иной охраняемой федеральным законом тайне.

Федеральный орган исполнительной власти, обеспечивая возможность ознакомления пользователей с имеющейся у него информацией в занимаемых помещениях, должен стремиться к созданию условий для такого ознакомления, включая в т.ч. следующие условия:

а) создание в помещениях, занимаемых органами, необходимых условий для реализации пользователем возможности ознакомления с информацией (наличие необходимой мебели для размещения пользователя в помещении органа власти - столов, стульев и др.; наличие достаточного свободного пространства, позволяющего пользователю находиться в помещении органа власти и осуществлять ознакомление с информацией и т.п.);

б) по возможности выделение в органе отдельного помещения, предназначенного для ознакомления пользователей с информацией.

Дополнительно могут быть установлены конкретные часы приема, в которые орган власти будет осуществлять ознакомление пользователей с информацией. Информацию о таких часах приема, а также об условиях и порядке осуществления подобного ознакомления целесообразно доводить до пользователей путем размещения ее на официальном сайте, а также на стендах, расположенных в тех помещениях ведомства, куда обеспечен доступ пользователей.

Ознакомление пользователей с информацией в помещении федерального органа исполнительной власти производится на основании соответствующего обращения пользователя, поданного в устной или письменной форме.

Конкретные требования к форме и содержанию обращения пользователя о предоставлении возможности ознакомления с информацией в помещении органа могут быть установлены правовым актом органа власти. Данные требования к обращению не должны быть избыточными и превышать установленные законодательством требования к составлению запроса информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления.

Обращение пользователя о предоставлении возможности ознакомления с информацией в помещении федерального органа исполнительной власти должно быть рассмотрено в порядке и сроки, установленные органом власти. Федеральный орган исполнительной власти должен стремиться к установлению максимально коротких сроков рассмотрения указанного обращения, при этом указанный срок не должен превышать срок, установленный законодательством для рассмотрения запросов информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления. В случае принятия органом решения о предоставлении пользователю возможности ознакомления с информацией в помещении органа, такая возможность должна быть предоставлена пользователю, начиная с момента принятия органом данного решения.

При ознакомлении пользователей с информацией в помещении федерального органа исполнительной власти сотрудники ведомства не должны запрещать пользователю копирование предоставляемой информации техническими средствами пользователя (фотоаппарат, копировальный аппарат и т.п.) или иными способами, фиксирование информации пользователем в письменной форме (записи, пометки на собственных бумажных носителях и т.п.), а также изымать скопированную информацию у пользователя.

В случае если часть запрошенной пользователем информации относится к информации ограниченного доступа, а другая часть является общедоступной, пользователю должна быть обеспечена возможность ознакомления с общедоступной частью запрошенной информации. При этом исключение информации ограниченного доступа из информации, предоставляемой пользователю для ознакомления, может быть произведено путем закрытия органом соответствующей части документа листом бумаги или конвертом, а также путем предоставления пользователю для ознакомления копий интересующих документов с удалением из них информации ограниченного доступа (например, путем замазывания, вычеркивания и т.п.). В случае предоставления пользователю копий документов ему должна быть предоставлена возможность убедиться в соответствии копий оригиналу документа без раскрытия соответствующей информации ограниченного доступа.

Орган не вправе отказать пользователю в ознакомлении с запрашиваемой информацией в случаях, когда запрашиваемая информация непосредственно не затрагивает права обратившегося пользователя. Пользователь при обращении за ознакомлением с информацией в помещении органа не обязан обосновывать необходимость предоставления ему запрашиваемой информации, доступ к которой не ограничен федеральными законами.

Ознакомление пользователя с информацией в помещении, занимаемом федеральным органом исполнительной власти, производится бесплатно.

Федеральный орган исполнительной власти вправе отказать пользователю в ознакомлении с информацией в занимаемых им помещениях только по основаниям, указанным в Законе № 8-ФЗ.

Ознакомление пользователей с информацией о деятельности федерального органа исполнительной власти, находящейся в библиотечных и архивных фондах, осуществляется в порядке, установленном законодательством о библиотечном и архивном деле и принятыми в соответствии с этим подзаконными актами.

2.1.3. Рекомендации по предоставлению информации по запросам граждан и организаций

Федеральные органы исполнительной власти должны обеспечивать реализацию права пользователей на обращение с запросом о получении информации в соответствии с требованиями Закона № 8-ФЗ и Закона № 149-ФЗ.

Федеральным органам исполнительной власти необходимо учитывать характер запрашиваемой информации, ее значимость и актуальность в конкретный момент времени для пользователей информации и принимать меры по оперативному предоставлению такой информации. Поэтому рекомендуется постепенно устанавливать возможность применения сокращенных сроков, менее чем 30 дней, в отношении отдельных видов информации.

Дополнительно рекомендуется в целях совершенствования системы проактивного раскрытия общедоступной информации, образующейся в деятельности федерального органа исполнительной власти, разработать порядок, предусматривающий правило размещения информации на официальном сайте в случае получения неоднократных запросов от потребителей.

В целях регулирования основных вопросов предоставления информации по запросу заявителей рекомендуется в ведомственный "Порядок организации работы по обеспечению доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти" включить правила предоставления:

а) информации, не требующей специальной проверки и поиска (например, информации о времени работы органа, приемных часах должностных лиц, контактных телефонов и т.п.), по устному запросу по телефону;

б) общедоступной информации в ходе личного приема.

Плата за предоставление информации о деятельности федеральных органов исполнительной власти взимается в случае ее предоставления по запросу, если объем запрашиваемой и полученной информации превышает определенный постановлением Правительства Российской Федерации от 24 октября 2011 года № 860 "Об утверждении Правил взимания платы за предоставление информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" объем информации, предоставляемой на бесплатной основе.

Федеральный орган исполнительной власти, предоставивший информацию, содержащую неточные сведения, обязан безвозмездно по письменному мотивированному заявлению пользователя информации устранить имеющиеся неточности.

В целях развития технологий взаимодействия федеральному органу исполнительной власти рекомендуется внедрять следующие сервисы:

- автоматическое уведомление о получении и номере регистрации запроса, направленного в электронном виде;

- онлайн-сервис отслеживания прохождения запроса в федеральном органе исполнительной власти;

- ведение учета и статистики полученных запросов о предоставлении информации.

§

2.7. Рекомендации по организации работы с референтными группами федерального органа исполнительной власти

Каждому федеральному органу исполнительной власти рекомендуется определить, какие организации, общественные объединения и социальные группы граждан (включая из числа получателей государственных услуг, потребителей информации, иных сторон) являются его референтными группами, т. е. теми заинтересованными юридическими и физическими лицами, целью деятельности которых является защита и представление интересов потенциальных участников общественных отношений, регулирование и управление которых относится к сфере полномочий федерального органа исполнительной власти. Органы и организации могут быть объединены общим интересом при взаимодействии с органом власти, их мнения, предпочтения, ожидания и оценки необходимо принимать во внимание при принятии и реализации решений.

Для каждого федерального органа исполнительной власти с учетом специфики и характера его деятельности перечень референтных групп является уникальным. Федеральному органу исполнительной власти рекомендуется провести социологическое, аналитическое или иное исследование, на основании которого могут быть выявлены его референтные группы. Результаты проведенного исследования целесообразно разместить на официальном сайте федерального органа исполнительной власти в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

В соответствии с интересами и потребностями референтных групп рекомендуется формировать различные формы и способы взаимодействия и коммуникаций с ними, которые в наибольшей степени релевантны для каждой конкретной группы. Работа с референтными группами может осуществляться по следующим направлениям:

а) информирование референтных групп о планах, процессах и результатах деятельности органа власти;

б) развитие форм и механизмов обратной связи с референтными группами, включая обсуждение ключевых вопросов, связанных с деятельностью органа власти, с представителями референтных групп, аккумулирование отзывов и предложений, в том числе с использованием различных технологических инструментов;

в) вовлечение в сотрудничество референтных групп, в т.ч.: проведение встреч-семинаров, обсуждения проектов нормативных актов (включая необходимость направления референтным группам, экспертным и консультативным органам оперативной информации о начале общественного обсуждения проектов на сайте regulation.gov.ru в соответствии с Постановлением № 851 и последующий учет результатов таких обсуждений в сводном отчете органа власти на своем официальном сайте), широкое распространение информации о возможности участия в деятельности федерального органа исполнительной власти и формах такого участия; публичное поощрение наиболее активных членов общественных институтов при федеральном органе исполнительной власти, внесших существенный вклад в их работу (включая благодарственные письма и рекомендации); приглашение членов общественных институтов при федеральном органе исполнительной власти на заседания органа власти и его и рабочих групп;

г) оценка представителями референтных групп качества и эффективности осуществления федеральным органом исполнительной власти своей деятельности, включая оценку уровня открытости органа власти в рамках мониторинга и представления независимых докладов о состоянии сферы деятельности органа власти, анализа обращений граждан и проч.

2.7.1. Взаимодействие с экспертными и консультативными органами

На основании данных о референтных группах федеральному органу исполнительной власти рекомендовано создавать экспертные и консультативные органы по различным направлениям деятельности с целью организации проведения экспертизы экономических и социально значимых решений федерального органа исполнительной власти.

Для формирования экспертных и консультативных органов федеральный орган исполнительной власти разрабатывает и утверждает положение (-я) о работе с экспертными и консультативными органами, в котором (-ых) определяет цели и задачи, на решение которых должна быть направлена их деятельность, требования к кандидатам в их члены, порядок отбора и ротации, а также функции и полномочия.

При формировании экспертных и консультативных органов рекомендуется:

а) обеспечить понятный, прозрачный и открытый процесс их формирования, в том числе при применении современных информационно-коммуникационных технологий;

б) обеспечить максимально широкое информирование экспертного сообщества об имеющихся возможностях участия в деятельности экспертных и консультативных органов, как среди референтных групп, так и среди неограниченного круга лиц;

в) обрабатывать и предоставлять неограниченному кругу лиц информацию о кандидатах в члены экспертных и консультативных органов в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;

г) предусмотреть в экспертных и консультативных органах широкое представительство регионов Российской Федерации;

Основной задачей экспертных и консультативных органов является обеспечение участия экспертного сообщества в процессах подготовки и принятия решений федеральными органами исполнительной власти, а также экспертного сопровождения исполнения принятых решений. В этой связи рекомендуется привлекать экспертные и консультативные, в том числе:

а) в рассмотрении проектов планов законопроектной деятельности федерального органа исполнительной власти;

б) в рассмотрении проектов федеральных законов, иных нормативных правовых актов, других документов, которые разрабатываются федеральным органом исполнительной власти;

в) в разработке ключевых показателей эффективности деятельности федеральных органов исполнительной власти;

г) в анализе исполнения решений по вопросам, которые были подготовлены с участием членов экспертных и консультативных органов.

Помимо включения экспертов в состав экспертных и консультативных органов федеральный орган исполнительной власти может рассмотреть создание общей базы данных экспертов по вопросам, относящимся к сферам его деятельности.

Федеральный орган исполнительной власти и сами экспертные и консультативные органы могут привлекать экспертов, входящих в данную базу, для обсуждения тех или иных вопросов, требующих дополнительной экспертизы. Информация, содержащаяся в базе данных экспертов, должна быть общедоступной, за исключением персональных данных и иных охраняемых законом категорий информации.

Работа экспертных и консультативных органов при федеральном органе исполнительной власти и процесс взаимодействия с ними могут быть организованы на специальной технологической платформе. Технологическая платформа деятельности экспертных и консультативных органов при федеральном органе исполнительной власти может обеспечивать следующие возможности:

а) создание личного профиля каждого эксперта с указанием информации о себе, образовании, профессиональном опыте и ключевых компетенциях, контактной информации;

б) создание для каждого эксперта личного кабинета с возможностью получать сообщения от других экспертов, а также корректировать персональные настройки;

в) организацию онлайн-, теле- и аудио конференций, в том числе трансляций заседаний (совещаний) в федеральном органе исполнительной власти;

г) наличие в системе групповых инструментов представления, хранения и распределения знаний (ментальные карты, вики-технологии и т. д.);

д) возможность создания форумов для коллективного обсуждения;

е) интеграцию технологической платформы экспертных и консультативных органов с социальными сетями;

ж) возможность объединения экспертов в различные группы, создание групповых рассылок и распределение задач внутри группы;

з) наличие возможности проследить связь комментариев и материалов, размещенных в системе, а также их автора;

и) обеспечение доступности всех материалов, связанных с деятельностью экспертных и консультативных органов онлайн;

к) платформа обеспечена открытым API с целью создания возможности поддержки механизмов разработки коннекторов для специализированных продуктов.

Деятельность экспертных и консультативных органов на основе технологической платформы организуется с учетом следующих положений:

а) федеральный орган исполнительной власти определяет и наделяет соответствующими полномочиями сотрудника, ответственного за организацию деятельности экспертных и консультативных органов; в сферу компетенции данного сотрудника входит взаимодействие с экспертным сообществом, в т.ч. через технологическую платформу, а также определение задач, выносимых на проработку экспертных и консультативных органов, и координация их деятельности в т.ч. с деятельностью членов общественного совета;

б) эксперты несут персональную ответственность за свою активность в работе экспертных и консультативных органов;

в) деятельность экспертов в рамках экспертных и консультативных органов оценивается, а эксперты, внесшие наибольший вклад в работу советов, поощряются в соответствии с установленной системой мотивации;

г) эффективность деятельности экспертных и консультативных органов является предметом постоянного мониторинга со стороны ответственного сотрудника федерального органа исполнительной власти.

2.7.2. Рекомендации по обеспечению присутствия граждан на заседаниях коллегиальных органов

Согласно статье 15 Закона № 8-ФЗ, федеральный орган исполнительной власти обязан обеспечить возможность присутствия граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, государственных органов и органов местного самоуправления на заседаниях своих коллегиальных органов.

Круг лиц, имеющих возможность присутствовать на заседании коллегиального органа федерального органа исполнительной власти, не должен быть ограничен определенными категориями лиц. Федеральные органы исполнительной власти должны обеспечить доступ на заседание своего коллегиального органа не только гражданам Российской Федерации, но и иностранным гражданам, лицам без гражданства.

Порядок обеспечения присутствия физических лиц на заседаниях коллегиальных органов должен быть установлен порядком (регламентом) либо иным правовым актом федерального органа исполнительной власти.

Лицам, присутствующим на заседании коллегиального органа, должна быть обеспечена возможность свободного (без необходимости производить уведомления либо получать разрешения) фиксирования, записи заседания при условии, что такая запись не мешает проведению нормальной работы коллегиального органа (например, ограничение на использование вспышек).

В правовом акте, регулирующем порядок обеспечения присутствия лиц на заседании, должна быть предусмотрена возможность и порядок организации прямой трансляции заседания в сети Интернет, в том числе лицами, присутствующими на заседании и не являющимися представителями федерального органа исполнительной власти. Также должно быть закреплено их право на обнародование и дальнейшее использование записей. Наличие у физического лица записывающих средств не может являться причиной отказа в доступе на заседание.

Заблаговременно до заседания коллегиального органа федерального органа исполнительной власти (в разумный срок, но не менее чем за 7 дней до проведения заседания) осуществляется анонсирование о предстоящем заседании с целью доведения до большего круга лиц сведений о месте, времени, тематике заседания (повестка дня), условиях присутствия на заседании. Федеральный орган исполнительной власти размещает информацию (анонс) о предстоящем заседании коллегиального органа на главной странице своего официального сайта, в занимаемом помещении (на информационном стенде либо ином техническом средстве), указывая в обязательном порядке вышеприведенные категории информации о заседании.

Федеральным органом исполнительной власти должна быть обеспечена реальная возможность присутствия физических лиц на заседании коллегиального органа. Заседание должно проводиться в пригодном и соответствующем для этих целей помещении, обладающем достаточной вместительностью.

Не может являться причиной отказа в доступе на заседание указание на недостаточную вместимость помещения, нехватку мебели, а также на иные основания, связанные с материально-техническим обеспечением федерального органа исполнительной власти. В случае если количество желающих принять участие в заседании коллегиального органа превышает доступные органу материально-технические ресурсы для проведения заседания, федеральный орган исполнительной власти организовывает трансляцию заседания дополнительно для тех желающих, кто не смог принять участие в заседании непосредственно в помещении из-за ограниченности помещения.

На официальном сайте федерального органа исполнительной власти следует размещать информацию о коллегиальных органах, в том числе перечень коллегиальных органов федерального органа исполнительной власти, сведения о составе (фамилии, имена, отчества, должности членов и председателя), адрес местонахождения, номер телефона, факса, электронной почты, стенограммы заседаний, нормативные правовые и иные акты, регулирующие вопросы деятельности коллегиальных и совещательных органов, условия присутствия на заседании, анонсы предстоящих заседаний (с указанием тематики заседания - повестки дня), план работы, а также график заседаний указанных органов (в случае составления).

Право граждан присутствовать на заседании коллегиального органа федерального органа исполнительной власти может быть ограничено только в случае, если такое участие может привести к разглашению государственной тайны или иной информации ограниченного доступа. В таких случаях федеральный орган исполнительной власти анонсирует о предстоящем заседании, указывая, каким федеральным законом информация, раскрываемая на заседании, отнесена к информации ограниченного доступа.

2.7.3. Рекомендации по вовлечению граждан в оценку деятельности федерального органа исполнительной власти

Вовлечению граждан в оценку деятельности федерального органа исполнительной власти будет способствовать:

а) публичность и открытость обсуждения предложений и инициатив граждан;

б) оперативность ответов федерального органа исполнительной власти на предложения и инициативы граждан;

в) грантовая поддержка проектов, нацеленных на работу с публичными обращениями, и общественных объединений, реализующих (организующих) проекты по независимой оценке (мониторингу) деятельности федерального органа исполнительной власти;

г) наличие у федерального органа исполнительной власти собственного интернет-ресурса, содержащего форумы для обратной связи и сбора предложений граждан.

Способы оценки деятельности федерального органа исполнительной власти должны различаться в зависимости от характеристик (особенностей):

- социальных (общественных) групп, признанных (выбранных) субъектами оценивания,

- объектов наблюдения и предметов оценки,

- методов (методик) оценки.

Основными способами оценки деятельности федерального органа исполнительной власти могут стать следующие:

- общественный контроль через наблюдение и представление независимых докладов о состоянии сферы общественных отношений Президенту Российской Федерации, уполномоченному по правам человека, руководителю федерального органа исполнительной власти;

- рассмотрение и анализ обращений граждан;

- общественные расследования, в т.ч. с участием СМИ;

- интервьюирование гражданских служащих в федеральном органе исполнительной власти;

- вовлечение в государственные контрольно-надзорные мероприятия общественных организаций и граждан.

Помимо этого, гражданский контроль должен иметь отчетливо сформулированные цели, быть теснейшим образом согласован с планированием, а его результаты должны формулироваться понятным для всех, кто ими интересуется, языком и сопровождаться своевременными решениями по итогам контроля.

Исходя из ключевых принципов гражданского контроля, заключающихся в непрерывности, ориентированности на конкретные результаты, а не просто на отдельные проблемы, экономичность и пр., в сфере своих полномочий федеральный орган исполнительной власти должен организовывать и регулярно проводить публичное обсуждение основных планируемых мероприятий и операционных планов в целях реализации ключевых задач и направлений деятельности федерального органа исполнительной власти.

Утвержденные общественным советом основные мероприятия (операционные планы) федерального органа исполнительной власти по выполнению намеченных приоритетных мероприятий и (или) достижению установленных конечных результатов должны быть размещены в открытом доступе, в т.ч. в сети Интернет. По каждому из мероприятий должны устанавливаться контрольные сроки, в соответствии с которыми федеральный орган исполнительной власти размещает публично, в открытом доступе итоговые отчеты, содержащие:

а) динамику изменения количественных показателей по достижении конечных результатов и по окончании реализации намеченных мероприятий;

б) анализ качественных показателей;

в) при необходимости - анализ причин нарушения сроков и (или) невыполнения контрольных показателей.

Количественные показатели должны быть сформулированы таким образом, чтобы проверка их достижимости и объективности могла проводиться в т.ч. привлекаемыми общественными и экспертными организациями.

Для оценки качественных показателей целесообразно привлекать независимые общественные организации, обладающие необходимой профессиональной компетенцией и репутацией в определенной сфере. Для повышения объективности такой оценки может проводиться несколько тематических независимых мониторингов.

Соблюсти баланс интересов различных социальных групп при проведении общественной оценки результатов деятельности федерального органа исполнительной власти с целью недопущения конфликта их интересов возможно путем формирования по согласованию с этими группами разных типов регулярно обновляемых показателей в разрезе различных групп пользователей, с возможностью обновления соответствующей статистики.

С целью повышения эффективности привлечения граждан к различным формам участия в деятельности федерального органа исполнительной власти необходимо предусмотреть следующие организационные и мотивационные механизмы:

а) широкое распространение информации о возможности участия в деятельности федерального органа исполнительной власти и формах такого участия, данная информация должна в обязательном порядке размещаться на сайтах и в помещениях федерального органа исполнительной власти, а также проактивно распространяться среди университетов, общественных организаций, профессиональных и предпринимательского сообществ;

б) обеспечение возможности получения оперативной информации о деятельности общественных институтов при федеральном органе исполнительной власти через Интернет;

в) организацию деятельности общественных институтов при федеральном органе исполнительной власти на базе информационно-коммуникационных технологий;

г) обязательную оценку и публичное поощрение наиболее активных членов общественных институтов при федеральном органе исполнительной власти, внесших существенный вклад в их работу;

д) наличие механизмов, направленных на создание дополнительной мотивации к участию в деятельности федерального органа исполнительной власти;

е) возможность получить благодарственное письмо или рекомендацию от федерального органа исполнительной власти, подтверждающие эффективную и результативную работу в рамках общественных институтов при органе власти;

ж) приглашение членов общественных институтов при федеральном органе исполнительной власти на заседания органа власти и его и рабочих групп;

з) организацию офлайн-мероприятий для членов общественных институтов при федеральном органе исполнительной власти с целью знакомства участников и расширения круга их контактов;

и) рейтингование экспертов на основе вклада, внесенного в деятельность советов.

Оценка обществом проектов-инициатив федерального органа исполнительной власти в рамках деятельности по повышению открытости

С целью обеспечения возможности оценки обществом любых проектов-инициатив федерального органа исполнительной власти целесообразно создание инфраструктуры обеспечения учета мнения граждан, включающей следующие элементы:

а) технологический - платформа/механизм на базе информационно-коммуникационных технологий, обеспечивающий возможность учета мнения граждан;

б) нормативно-правовой - система норм права, воплощенных в подзаконных актах федерального органа исполнительной власти и регулирующих процедуры, связанные с обеспечением учета мнения граждан по различным аспектам деятельности федерального органа исполнительной власти;

в) коммуникационный - система информирования граждан о возможности выразить свою позицию относительно тех или иных инициатив и проектов федерального органа исполнительной власти, а также меры по привлечению граждан к участию в деятельности федерального органа исполнительной власти.

Федеральный орган исполнительной власти в своих актах определяет перечень вопросов сферы своей компетенции, в отношении которых необходим учет мнений и оценок граждан.

Порядок организации и запуска общественно значимых проектов по учету мнения и оценок граждан в сфере полномочий деятельности федерального органа исполнительной власти

В федеральном органе исполнительной власти должна быть разработана и утверждена процедура вынесения разрабатываемых проектов и инициатив на общественное обсуждение с целью учета мнения и оценок граждан.

Процедура оценки обществом проектов и инициатив федерального органа исполнительной власти может включать:

- порядок принятия решения о вынесении проектов и инициатив федерального органа исполнительной власти на общественное обсуждение;

- процедуру и регламент вынесения проектов и инициатив федерального органа исполнительной власти на общественное обсуждение;

- определение механизмов общественного обсуждения проектов и инициатив федерального органа исполнительной власти, обеспечивающих свободный доступ к необходимой информации и возможность учета мнения гражданина;

- порядок обработки и учета результатов общественного обсуждения проектов и инициатив федерального органа исполнительной власти;

- указание на должностное лицо федерального органа исполнительной власти, ответственное за организацию и проведение общественного обсуждения проектов и инициатив федерального органа исполнительной власти;

- указание на критерии и ключевые показатели эффективности общественного обсуждения проектов и инициатив федерального органа исполнительной власти;

- необходимость систематического мониторинга эффективности общественного обсуждения проектов и инициатив федерального органа исполнительной власти.

§

2.9. Рекомендации по работе пресс-службы федерального органа исполнительной власти

Работа по повышению уровня открытости федеральных органов исполнительной власти неразрывно связана с взаимодействием со средствами массовой информации, являющихся одной из референтных групп органа власти. Эффективным инструментом такого взаимодействия является пресс-служба федерального органа исполнительной власти (далее - пресс-служба). Создание пресс-службы взаимовыгодно, т.к. позволяет не только иметь канал передачи информации, но и служит каналом обратной связи, позволяя, в том числе, отслеживать общественный интерес и изменение имиджевых характеристик федерального органа исполнительной власти по качеству и количеству обращений и публикаций в СМИ.

Основные принципы работы пресс-службы - объективность и достоверность информации о деятельности федерального органа власти, а также оперативность ее предоставления. При этом в качестве основной цели работы пресс-служб рекомендуется рассматривать обеспечение доступа к информации о деятельности федерального органа исполнительной власти, принимаемых им решениях и происходящих обсуждениях по вопросам, имеющим важность для граждан Российской Федерации, представителей бизнеса, общественных организаций и средств массовой информации, с использованием широкого набора способов и каналов коммуникаций.

Особенности структуры пресс-службы (наличие департамента по связям со СМИ, должности помощника/советника руководителя федерального органа исполнительной власти) могут зависеть от задач, которые решает федеральный орган исполнительной власти, его функциональной и территориальной структуры.

Основными задачами пресс-службы являются:

а) информирование о деятельности федерального органа исполнительной власти;

б) мониторинг информационного поля.

К функциям пресс-службы относятся, в том числе, следующие:

а) подготовка и распространение информационных сообщений о деятельности органа власти;

б) предоставление необходимых информационно-справочных материалов и комментариев представителей органа власти;

в) обновление данных на информационных ресурсах органа власти.

Учитывая важность получения своевременной достоверной информации журналистами в целях оперативного информирования граждан, федеральным органам исполнительной власти рекомендуется внедрять практику сокращения сроков для предоставления информации по запросам редакций СМИ:

- в отношении информации, предоставленной федеральным органом исполнительной власти - до конца текущего рабочего дня, либо до 12-00 следующего рабочего дня;

- в отношении информации по вопросам, относящимся к сфере компетенции федерального органа исполнительной власти, рекомендуется разъяснять информацию, которая опубликована в новостных лентах государственных информационных агентств, а также в топ-5 листе новостей на сайтах ведущих поисковых систем сети "Интернет" - в течение 1 рабочего дня;

- в отношении отдельных запросов журналистов - в течение 3 рабочих дней. В тех случаях, когда предоставление качественного комментария требует сбора, анализа и подготовки дополнительной информации, пресс-служба по истечении 1 рабочего дня после получения запроса может дать мотивированное объяснение, почему комментарий не может быть предоставлен в течение 3 дней, а также указать точный срок его предоставления (не более 7 рабочих дней).

В соответствии с Законом РФ от 27 декабря 1991 №2124-1 "О средствах массовой информации" отказ федерального органа исполнительной власти в предоставлении запрашиваемой информации возможен, только если она содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую или иную специально охраняемую законом тайну. Уведомление об отказе вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации. Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть представлены в семидневный срок. Уведомление об отсрочке вручается представителю редакции также в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации.

Предоставляемые данные должны быть тщательно проверены на предмет возможных неточностей и искажений. Сотрудники пресс-службы контролируют качество и оперативность проверки.

Рекомендуется совершенствовать технологию работы с запросами журналистов:

- отказаться от практики предоставления официальных запросов посредством факсимильной связи и признать электронную почту в качестве канала для направления официального запроса от СМИ (с доменного адреса редакции) и предоставления официального ответа;

- использовать различные электронные сервисы и каналы телефонной связи для оперативного обмена информацией;

- отказаться от практики направления ответов на запросы СМИ с использованием почтовых отправлений (за исключением случаев, когда это специально регламентировано, либо при отсутствии иных каналов передачи запрашиваемой информации).

Анонсы пресс-службе необходимо заблаговременно размещать на официальном сайте федерального органа исполнительной власти в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", а также рассылать по электронной почте. Пресс-службе рекомендуется организовывать проведение регулярных закрытых брифингов с журналистами по наиболее важным вопросам о деятельности федерального органа исполнительной власти с участием руководителя органа власти и/или его заместителей, а также инициировать выход авторских статей руководства федерального органа исполнительной власти.

Согласно Федеральному закону от 13 января 1995 г. № 7-ФЗ "О порядке освещения деятельности органов государственной власти в государственных средствах массовой информации", на пресс-службы федеральных органов исполнительной власти могут быть возложены функции по ведению аудио- и видеозаписей официальных мероприятий с участием руководителей федерального органа исполнительной власти. Требования к аппаратуре, осуществляющей аудио-, видеозапись, изложены в приказе Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации от 22 марта 2007 г. № 39 "Об утверждении Правил применения цифровых систем телевизионного и звукового вещания". Для аудио-, видеозаписей всех официальных мероприятий федеральных органов государственной власти устанавливается бессрочный режим хранения. Согласно вышеназванному Федеральному закону и другим нормативным актам, с аудио-, видеозаписями (кроме записей закрытых мероприятий), произведенными пресс-службами федеральных органов государственной власти, имеют право ознакомиться журналисты средств массовой информации и снять копии с них.

Рекомендуется разработать единые квалификационные требования к сотрудникам пресс-служб, включая требования к коммуникативным навыкам, культуре открытости, оперативности подготовки комментариев; федеральным органам исполнительной власти применять данные требования, проводить регулярную оценку качества их соблюдения, а также обучение, направленное на совершенствование навыков и повышение квалификации сотрудников пресс-служб.

В целях последовательного повышения качества работы пресс-служб рекомендуется на регулярной основе получать от представителей СМИ "обратную связь" в различных форматах, в том числе через опросы.