Рекомендации по проведению хакатона

Хакатон (англ. Hackathon = hack /рубить, мотыжить, делать [топорно], делать [вопреки стереотипам]/ + marathon /марафон/) – соревнование по экстремальному программированию, представляющее собой 1-2 суточный марафон по разработке программного решения определенной проблемы, поиску оригинальных вариантов полезного использования неких ресурсов, применению новых технологий для решения произвольных задач.

Зачем органовывать хакатон?

В рамках хакатона (если информация о его проведении распространялась заблаговременно и в правильной аудитории) проще всего:

• воочию убедиться в существовании потребителей публикуемых данных;
• понять, насколько хороши ваши данные, как повысить их ценность для потребителей;
• понять, почему, если ваши данные такие хорошие, их не очень активно используют;
• насколько эффективные каналы коммуникации выбраны вами для общения с целевой аудиторией открытых данных.

Как правило, мотивации к проведению хакатонов не выходят за рамки следующего множества задач:

• выстраивание коммуникаций с представителями сообщества разработчиков программного обеспечения и ИТ-препринимателей, формирование ядра лояльного сообщества;
• выявление спроса на открытые данные, оценка качества и востребованности ранее опубликованных данных, оценка качества сопровождающей данные документации и реализации инфраструктуры открытых данных;
• продвижение какой-либо информации, проблемной повестки, технологии или услуги организации – организатора хакатона в аудитории разработчиков программного обеспечения и ИТ-предпринимателями;
• поиск новых способов решения задач, концептуальное проектирование и прототипирование планируемого к созданию сервиса или услуги;
• демонстрация открытости и готовности к диалогу с аудиторией разработчиков программного обеспечения и ИТ-предпринимателями;
• генерация информационного повода для продвижения в традиционных СМИ, интернет-СМИ и социальных медиа;
• преодоление скептицизма сотрудников организации – обладателя информационных ресурсов, связанного с отсутствием уверенности в востребованности имеющейся информации;
• выявление наиболее мотивированных и способных командной творческой работе сотрудников организации – обладателя информационных ресурсов, повышение плотности коммуникаций между структурными подразделениями организации;
• подбор потенциальных кандидатур на замещение профильных вакансий, тестирование потенциальных контрагентов (характерно для ИТ-компаний и ИТ-подразделений государственных органов и их подведомственных организаций).

Если не проводить подобных мероприятий, все усилия, затраченные десятками сотрудников государственных органов и подведомственных организаций на подготовку и размещение данных, все затраченные на создание инфраструктуры открытых данных средства просто будут обесценены, региональное ИТ-сообщество не получит новых стимулов к развитию.

Когда и как лучше провести хакатон?

Принять принципиальное решение о проведении хакатона

Определение целевых параметров (количество и квалификационные характеристики участников, время и место проведения, контент мероприятия, внутренний или внешний организатор, внутренний или внешний инфраструктурный оператор).

При определении контента мероприятия устанавливаются следующие параметры: ключевые посылы к аудитории (какие информационные ресурсы и в какой форме предоставляются, какие творческие задачи предлагаются к решению, какие мотивационные инструменты задействуются), собственные и приглашенные спикеры для информационно-образовательной программы (поиск наиболее авторитетных для целевой аудитории спикеров – обычно представляют технологических лидеров отрасли), привлекаемые новации (для аудитории представляют интерес новые технические решения, возможность ознакомления с ними и апробации новых технологий).

Принять управленческое решение

Разрабатывается и выпускается нормативный акт, устанавливающий организационную модель, бюджет / источники и порядок его формирования, ответственное за организацию и проведение хакатона лицо, модель управления, ключевые партнеры и состав соисполнителей.

Формируется экспертный корпус и жюри хакатона – авторитетность состава экспертного корпуса и жюри для участников хакатона, присутствие в нем публично известных /медийных/ фигур – технологических лидеров, потенциальных инвесторов, работодателей, государственных деятелей – является одним из весомых факторов успешного продвижения мероприятия и его результатов, признания справедливости выбора победителей и успеха хакатона в целом.

Выбрать подходящую дату проведения хакатона

Для проведения хакатона подойдут любые выходные. При выборе даты можно ориентироваться на даты проведения тематически совместимых публичных мероприятий, проходящих в указанный период при поддержке региональных органов исполнительной власти или региональных вузов (здесь можно договориться о взаимовыгодном партнерстве с организаторами).

Для проведения хакатона в рамках III Всероссийского конкурса подойдут выходные, приходящиеся на период проведения конкурса, но не позже 3 декабря 2017 года.

Определиться с выбором места проведения хакатона

Таким местом может стать любая инфраструктурно-обеспеченная площадка (актовый, конференц-зал, спорт-зал) – главное, чтобы она обеспечивала возможность комфортного размещения участников хакатона, доступность сети «Интернет», безопасное питание участников и устойчивое питание их компьютеров.

Типовая инфраструктура для проведения хакатона:

• рабочие места (столы, стулья – 100 % от числа участников);
• флип-чарты с блокнотами и фломастерами или маркерные доски (по 1 месту на команду – порядка 25% от числа участников);
• доступность сетей электропитания (количество розеток ~70% от числа участников);
• широкополосный доступ к «Интернет» (как правило, беспроводной – Wi-Fi) – количество подключений порядка 150% от количества участников с лимитом скорости на участника порядка 8 Мбит/с;
• развертывание аудио- и видеооборудования (мультимедийные проекторы, адаптеры для подключения компьютерной техники, экраны, микрофоны, микшерное, усилительное и громкоговорящее оборудование);
• тюфячки или мягкие кресла для посменного отдыха участников (требуются редко, количество мест – до 25-30% от числа участников);
• точка горячего питания и «заправочная станция» для чая, кофе и безалкогольных напитков.

Заключение соглашений о партнерстве и договоров на оказание услуг

Оптимальным решением задачи снижения трудозатрат организатора является партнерство с операторами подобных мероприятий и/или приобретение инфраструктурных услуг у операторов, специализирующихся на проведении подобных мероприятий или оказании отдельных услуг из перечисленного спектра (развертывание инфраструктур доступа к «Интернет», оказание услуг питания, развертывание).

Однако, это не исключает возможности организовать хакатон собственными силами.

Как правило, операторами и партнерами таких мероприятий являются различные бизнес-инкубаторы, технопарки, стартап-акселераторы, коворкинг-центры, конференц-залы, выставочные центры.

В качестве спонсоров (в том числе инфраструктурных спонсоров) могут выступать региональные филиалы сотовых операторов, операторов магистральных линий связи, региональные ИТ- и телеком- компании, региональные вузы, региональные и расквартированные в регионе технопарки, федеральные университеты, национальные исследовательские университеты, федеральные исследовательские центры федеральные университеты.

Проведение информационной кампании

Минимальный пакет – размещение информации (баннеры, ссылки, статьи) на официальном сайте организатора, региональном портале открытых данных, в региональных СМИ и электронных медиа, на сайте Всероссийского конкурса «Открытые данные Российской Федерации» (http://opendatacontest.ru), портале открытых данных Российской Федерации (http://data.gov.ru), оповещение руководства расквартированных в регионе ВУЗов и СУЗов и размещение информации на их сайтах и сайтах партнерских организаций.

Размещение информации о месте и времени проведения хакатона при отсутствии «живого» контакта с представителями целевой аудитории (если вы имеете дело с «холодной» /неподготовленной/ аудитории) рекомендуется не позже, чем за 2-3 недели до проведения мероприятия.

Организация продвижения информации в социальных сетях предполагает размещение и продвижение сообщений через официальные аккаунты организатора в социальных сетях, приобретение рекламных услуг социальных сетей «ВКонтакте» и иных популярных сетей, продвижение информации через аккаунты представителей сообщества потребителей открытых данных.

Также возможно продвижение информации через коммерческие инструменты разнообразных регистрационных сервисов, специализирующихся на продвижении информации о конференциях, семинаров и т.п. публичных мероприятий, ориентированных на ИТ-сообщество.

В качестве агентов продвижения информации о хакатоне следует также рассматривать членов экспертного корпуса и жюри хакатона – при правильном выборе этих фигур их информационная активность может стать весомым фактором в привлечении участников хакатона.

Проведение хакатона

Хакатон – это действо, сконцентрированное на поощрении креативности и профессионализма разработчиков. Именно разработчики здесь являются основными «именинниками», адресатами всех усилий организаторов, всех информационных посылов – это их временные ресурсы являются самыми дефицитными, а потому расходуются максимально экономно.

От того, как долго участникам хакатона приходилось ждать консультаций или решения каких-либо организационных проблем, в высочайшей степени зависит оценка хакатона его участниками. Поэтому четкость организации, отсутствие проволочек и доброжелательность организаторов, экспертов и членов жюри являются обязательными.

Начало проведения хакатона рекомендуется назначать на 11:00, оставив около часа на «раскачку» аудитории – в этот период времени рекомендуется реализовать образовательно-информационные мероприятия, относящиеся к области общей ИТ-эрудиции (выступления на темы цифровой трансформации и т.п.) и не затрагивающие критические вопросы организационного характера.

Если вопросы организационного характера приходится затрагивать до прибытия всех участников, такая информация, касающаяся всех участников может повторяться по мере прибытия новых участников.

В период проведения хакатона рекомендуется обеспечить краткое информирование:

• о присутствующих на хакатоне представителях государственных органов и подведомственных организаций, порядке обращения к ним по вопросам оказания информационной и методической помощи;
• о присутствующих на хакатоне экспертах и наставниках, способных оценить проектные инициативы, оказать консультационную поддержку по вопросам использования тех или иных технологий, наборов данных, совершенствования бизнес-концепции проекта;
• об источниках открытых данных (федеральный, региональный порталы открытых данных, разделы открытых данных на официальных сайтах государственных органов, эксклюзивные источники данных, тестовый доступ к которым обеспечивается исключительно по случаю проведения хакатона);
• о новинках и тенденциях развития информационных технологий, цифрового государства и цифровой экономики, новинках рынка мобильных приложений, достижениях ИТ-предпринимателей, проблемной повестке и творческих заданиях, предлагаемых к решению в рамках хакатона.

В рамках хакатона может быть организована ярмарка идей, в рамках которой участники могут в течение 2-3 минут (с обязательным хронометражом) представить идею проекта или решения творческого задания.

На работу над проектами (без отвлекающих выступлений) необходимо оставить не менее 12-15 часов (при использовании двухдневной модели проведения хакатона).

На представление проектов, работу жюри и подведение итогов необходимо оставить не менее 2,5-3 часов (из расчета 5-7 минут на выступление команды и 5 минут на перемещения по залу и подготовку аппаратуры для демонстрации).

Награждение победителей и публикация результатов хакатона

Вне зависимости от выбранной модели поощрения победителей и лауреатов хакатона (в качестве призов могут выступать денежные призы, ценные подарки, услуги партнеров, оплата услуг сторонних организаций /образовательные услуги, трансфер на мероприятия Всероссийского конкурса/, дипломы, грамоты), церемония награждения и публикация результатов хакатона являются одним из важнейших этапов такого мероприятия.

Успешность проведения церемонии награждения победителей мероприятия обеспечивается:

• выбором престижного места проведения торжественной церемонии;
• участием в награждении авторитетных представителей власти, научного и предпринимательского сообществ;
• четкой организацией процедуры награждения и наличием четко выверенных описаний достижений награждаемых команд;
• обеспечением возможности для обмена мнениями между участниками церемонии награждения (как лауреатами, так и награждающими);
• четкой работой представителей прессы и их вниманием к победителям хакатона.

Информирование о результатах хакатона не менее важно, чем сам факт его проведения – отсутствие информации о результатах эквивалентно их полному отсутствию.

Для доведения информации следует использовать те же каналы, что и при информационном продвижении хакатона на этапе инициации. Дополнительный акцент следует сделать на СМИ и электронные медиа с максимальным охватом аудитории.

Важным элементом продвижения информации о победителях хакатонов является продвижение информации о лауреатах и победителях хакатона с опорой на организаторов Всероссийского конкурса «Открытые данные Российской Федерации».

Краткие сведения о лауреатах и победителях, краткие описания и презентации проектов предоставляются организаторам Всероссийского конкурса (при их персональном согласии на публикацию этих сведений на сайте конкурса и в средствах массовой информации).

Как происходит взаимодействие с организаторами Всероссийского конкурса «Открытые данные Российской Федерации»?

Организаторы Всероссийского конкурса «Открытые данные Российской Федерации» доступны для взаимодействия в период с 10:00 до 19:00 (время московское) по рабочим дням с использованием онлайн-формы обратной связи, размещенной на официальном сайте Всероссийского конкурса (http://opendatacontest.ru).

Инициация коммуникаций

Для официального присоединения к мероприятиям конкурса необходимо:

1. . Ознакомиться с письмом Департамента Аппарата Правительства Российской Федерации по формированию системы открытого правительства, размещенным на сайте Всероссийского конкурса по адресу ссылка.
2. . Определиться с решением об участии в мероприятиях конкурса и с выбором форм поддержки конкурса.
3. . Заполнить форму анкеты на сайте конкурса, указав координатора мероприятий со стороны региона и формы поддержки конкурса.
4. . С помощью формы анкеты сгенерировать стандартное приложение к письму об участии в Третьем Всероссийском конкурсе «Открытые данные Российской Федерации».
5. . Подготовить и направить официальное письмо (с приложением) в адрес Департамента Аппарата Правительства Российской Федерации по формированию системы открытого правительства.

Включение мероприятий в календарь мероприятий Всероссийского конкурса

Для регистрации мероприятия в календаре Всероссийского конкурса необходимо:

1. . Сформировать график региональных мероприятий с учетом ритмов календаря конкурсных активностей федерального уровня;
2. . Через форму обратной связи связаться с организаторами Всероссийского конкурса, сообщив удобным способом о намерении включить ключевые региональные мероприятия в календарь Всероссийского конкурса;
3. . Предоставить необходимую информацию о мероприятии для продвижения по каналам организаторов конкурса (дата, время, место проведения и вид мероприятия, краткое описание мероприятия в соответствии с предложенной формой описания, ссылка на страницу с официальным объявлением о мероприятии);
4. . Обеспечить текущее информирование обо всех изменениях, связанных с изменениями времени, места, порядка проведения мероприятия.

Финиширование мероприятий, включенных в календарь Всероссийского конкурса

Для корректного завершения проведенного мероприятия, включенного в календарь Всероссийского конкурса необходимо:

1. . Подготовить и разместить на официальном сайте регионального организатора публикацию с описанием результатов проведенного мероприятия (компактный фотоотчет – желателен).
2. . Обеспечить силами пресс-службы / пресс-секретаря продвижение публикации через региональные СМИ.
3. . Направить организаторам Всероссийского конкурса сообщение, содержащее ссылку на страницу с описанием результатов проведенного мероприятия и ссылки на публикации региональных СМИ.
4. . В случае, если мероприятие носило соревновательный характер (хакатон, конкурс), направить в адрес организаторов Всероссийского конкурса информацию о победителях / лауреатах и отмеченных призами проектах / достижениях.
5. . В случае, если по результатам проведения мероприятия победители получили право на компенсацию транспортных издержек по трансферу на мероприятия Всероссийского конкурса и намерены принять в них участие, направить в адрес организаторов Всероссийского конкурса соответствующую информацию.
6. . В случае, если по результатам мероприятия сформированы общезначимые рекомендации, инициативы или запросы на раскрытие федеральными и региональными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления информации в форме открытых данных, направить соответствующую информацию в адрес организаторов Всероссийского конкурса.

Что такое «иные мероприятия»?

Под иными мероприятиями подразумеваются различные формы очных и заочных /дистанционных/ публичных мероприятий, проводимых под эгидой Всероссийского конкурса «Открытые данные Российской Федерации».

Такие мероприятия обычно проводятся в следующих формах:

• форумы, симпозиумы, конференции и тематические секции /панели/, проводимые в их рамках с участием представителей сообщества открытых данных;
• межвузовские, вузовские и региональные конкурсы, привлекающие ИТ-предпринимателей и разработчиков программного обеспечения;
• круглые столы и открытые встречи с представителями сообщества открытых данных;
• рабочие совещания и консультационные сессии с представителями проектных команд;
• очные семинары и заочные семинары (вебинары), посвященные ознакомлению представителей сообщества открытых данных с творческими заданиями, порядком участия в мероприятиях конкурса, предоставляемыми информационными ресурсами, технологиями доступа к данным, разъяснению синтаксиса и семантики данных;
• встречи с профессорско-преподавательским составом ВУЗов и СУЗов, посвященные вовлечению студентов в ИТ-предпринимательство и участие в конкурсе;
• мероприятия по отбору и оценке проектов (заседание экспертных органов – жюри, комиссий и т.п.).

Данный перечень, безусловно, не является исчерпывающим и никоим образом не исключает самостоятельность организаторов в выборе форм коммуникаций.

Зачем проводятся «иные мероприятия»?

Целевые установки и мотивации к проведению «иных мероприятий» мало отличаются от целевых установок и мотиваций к проведению хакатона, но, как говорится, «тут есть нюансы»…

Если на хакатоне в фокусе внимания участники и проектные команды, то на «иных мероприятиях» – информационная политика, информационные ресурсы и творческие задания обладателя данных.

В период проведения хакатона что-то подкручивать и адаптировать под запросы разработчиков уже некогда (хотя и практикуется). Режим мозгового штурма и экстремального программирования не позволяет организаторам хакатона и обладателям данных адаптировать информационные ресурсы к запросам потребителей данных. Столь же малопродуктивны попытки налету перекраивать творческие задания, осознав их непривлекательность для разработчиков.

«Боржоми» надо пить вовремя

Все коммуникации, уяснения и улучшения должны предшествовать хакатону или публичному размещению данных (хотя не очень удачные хакатоны или негативные отклики на опубликованные данные очень часто запускают процессы переосмысления информационной политики и внедрения новаций в области управления информационными ресурсами).

Особо следует выделить два вида мероприятий:

• рабочие совещания и консультационные сессии с представителями проектных команд;
• очные семинары и заочные семинары (вебинары), посвященные ознакомлению представителей сообщества открытых данных с творческими заданиями, порядком участия в мероприятиях конкурса, предоставляемыми информационными ресурсами, технологиями доступа к данным, разъяснению синтаксиса и семантики данных.

В рамках таких мероприятий обладателям данных выпадает редкая возможность посмотреть на свои данные и информационные ресурсы сквозь призму восприятия внешних потребителей, донести до их сведения информацию о роли и значении имеющихся в распоряжении данных, повысить статистическую грамотность населения.

Нередко в ходе таких мероприятий удается увидеть новые сферы применения информационных ресурсов, снять необоснованные страхи, связанные с предположениями о том, что опубликованные данные могут быть ошибочно интерпретированы и/или компрометировать результаты усилий государственных и муниципальных органов по решению задач социально-экономического развития.